アウトプットを確認する無駄なミーティングをやめよう

最もやってはいけないミーティング

キャリアが浅い人が、企画を考えたり、コンテンツの構成案を考えたりする際、上長に「作業したものを評価してもらうために、長々と説明する」または「こうやったんですけど…どうでしょうか?と見せて沈黙してしまう‥」という、最もやってはいけないミーティングを設定してしまいがちです。

得てしてこういう人は、自分で好き勝手に(再現性のない状態で=ロジカルではない状態で)じっくり考えすぎたり、パワーポイントなどをこねくり回したりして、時間を無駄に使うプランナーであることが多いと感じます。

作業したものを評価してもらうなら、作ったものをチャットやメールなどで送れば良く、必要に応じて、良し悪しの評価を上長がするのを待てば良いのです。さほど問題がなかったらチャットやメールで返信があるはずですし、大幅に手を入れないといけないようならZoomや対面でレスがあるはずです。

つくったものを複数のメンバーで、見るというのは非常に無駄な時間です。これはラップアップも同じで、目線合わせなどだけならチャットやメールでメモを同時に渡して、必要に応じてコメントをもらい、修正するというサイクルを繰り返せば問題ないはず。(これは前田英人さんがおっしゃっている「ミニッツ」の話が非常に参考になると思います)

アウトプット至上主義が原因

やり方を追体験させる時間をわざわざ設ける人は、おそらくやり方がわかっていないのでしょう。そして、日程を決めて、その日に(中身はさておき)アウトプットを出すことが目的となってしまい、やり方がわからないのに、広く手を付け、アウトプットありきでいろいろなものを自己流でつくってしまうという癖があるはずです。

もしやり方がわからないなら、作業前にやり方を明確にしましょう。100%理解できなくても、ワークしてみてわからなければ、再度聞けば良いのです。そのためのミーティングは必要です。

  • ちょっとやってみたけど、これで合っているかこういうところが不安である
  • こういう方法で良いのだろうか?自分はこういうやり方もあると思うがどうか?

など、進め方を確認して目線を合わせるミーティングであれば、実施する価値はあります。ただし、わからないところが明確になるまで、自分で考えているか?がこれからのミーティングの生産性を左右するだけでなく、あなたのスキルアップに直結します。

わからないところがわかってからミーティングを設定すること

自分が「わからないところがわかる」段階で、議論は明確になりOJTの価値は大きく飛躍するのです。反対に、わからないものをわからないままやって「どうでしょうか」とアウトプットの評価を尋ねられると、これは無駄な時間以外の何物でもありません。

生産的なミーティングは

  • ブレーンストーミングして、いくつも可能性や仮説を出す

 1)問題の原因を出す

 2)何をすればよいか課題を設定する

 3)課題解決の具体的施策を出す

  • 何かを決める

 例えば、進め方(誰が、何を、いつまでに、どうするのか)や

複数案から1つ選択するなど

  • 少しやったこと(60%)を提示して、目線を合わせる

もしくは

何に悩んでいるのか?何がわからないのか?ということを提示して、やり方を相談する

‥などに絞りましょう。そこでさまざまなデータやフレームワーク、知見を駆使してディスカッションすることで、お互いの形式知や暗黙知を交換することになり、各自のスキルアップ向上につながるはずです。

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